一、成立往來賬清理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和工作小組
往來賬清理牽涉面比較廣，且有時直接牽涉到一些部門或個人利益，僅僅單憑財務(wù)部門是很難完成的。因此，作為財務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)草擬一份往來賬清理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)名單，并報請公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。成立往來賬清理工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)目的在于減小在清理工作中其他部門或個人不配合等工作阻力，因此一般應(yīng)有公司負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)等參與，財務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)往來賬清理的日常事務(wù)工作。
為將清理工作具體落實到實處，應(yīng)成立由財務(wù)部牽頭跨部門的工作小組，共同完成清理工作，銷售部門與采購部門是工作小組的重點(diǎn)參與部門。
二、制定清理工作方案并下發(fā)往來賬清理工作的通知
為順利完成往來賬的清理工作，財務(wù)部門應(yīng)結(jié)合公司的實際情況，制定出完善的清理方案，方案內(nèi)容應(yīng)包括往來賬清理的具體范圍、內(nèi)容、時間、注意事項等。方案必須具有可操作性，切忌空洞。
清理工作方案應(yīng)與成立的領(lǐng)導(dǎo)結(jié)構(gòu)和工作小組一起，作為公司的正式文件下發(fā)到各部門，以便大家遵照執(zhí)行。
三、應(yīng)收款項的清理
應(yīng)收款項主要包括應(yīng)收賬款、預(yù)付賬款和其他應(yīng)收款，因此清理工作也主要是圍繞這些會計科目進(jìn)行的。
（一）應(yīng)收賬款的清理
一般來說，應(yīng)收賬款是往來賬清理的重點(diǎn)和難點(diǎn)，作為債務(wù)單位有時不愿意給予配合。應(yīng)收賬款的清理工作應(yīng)有銷售部門積極配合，且應(yīng)與銷售部門的績效考核相聯(lián)系，否則有時該項將會很難開展。
應(yīng)收賬款清理按以下步驟進(jìn)行：
1、財務(wù)部及時計算出正確的應(yīng)收賬款余額并制作出對賬函
財務(wù)部負(fù)責(zé)往來賬的會計，應(yīng)及時按照清理工作方案確定的時間點(diǎn)作出客戶應(yīng)收賬款賬務(wù)處理，并按公司標(biāo)準(zhǔn)格式分客戶制作出對賬函，然后由職務(wù)不相容的其他財務(wù)人員核對無誤后加蓋公司印章。
2.及時發(fā)出對賬函，積極催促客戶回函
對于對賬函，根據(jù)具體情況分別以信函或?qū)Ｈ松祥T送達(dá)等方式發(fā)出。財務(wù)部將對賬函的發(fā)出情況及時通報給銷售部門，由銷售部門及時通知到各銷售人員，銷售人員必要時應(yīng)提醒催促客戶及時核對對賬函，商請客戶及時回函。
客戶如果是將確認(rèn)的對賬函直接交給銷售人員的，銷售人員應(yīng)在第一時間將回函交到公司財務(wù)部。
3.財務(wù)部及時檢查回函情況
對于客戶回函，財務(wù)部應(yīng)及時檢查回函情況，一般有三種情況：一是回函了且確認(rèn)了對賬函的數(shù)據(jù)；二是回函了但是不認(rèn)可對賬函的數(shù)據(jù)；三是沒有回函。
財務(wù)部此時應(yīng)將工作重點(diǎn)放在第二種和第三種情況。
對于客戶已經(jīng)回函但是不認(rèn)可對賬函數(shù)據(jù)的，財務(wù)部應(yīng)先從企業(yè)內(nèi)部查明原因。對于這種情況，一般存在幾種可能：1.將不屬于該客戶的應(yīng)收賬掛在了該客戶名下；2.將該客戶前期回款錯誤地記載了其他客戶名下；3.客戶反饋支付了貨款，但是我方尚未收到；4.客戶認(rèn)為對賬函中發(fā)生額對應(yīng)業(yè)務(wù)的計價錯誤；5.客戶反饋根本就沒有收到對賬函發(fā)生額對應(yīng)業(yè)務(wù)的貨物。
對于上述各種情況，應(yīng)一一查明，如屬于財務(wù)部內(nèi)部賬務(wù)處理錯誤的，應(yīng)及時按照財務(wù)部內(nèi)部的錯賬處理辦理就行糾正，但是也要注意糾正錯賬給其他客戶回函帶來的錯誤也要進(jìn)行分析。如果不是財務(wù)部內(nèi)部賬務(wù)處理錯誤引起的與對方不符的，需要從企業(yè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析并查明原因，重點(diǎn)檢查是否有舞弊發(fā)生。如客戶反饋已經(jīng)支付了貨款但是我方未收到的，需要查明對方的支付形式，是否存在銷售人員收取了現(xiàn)金等。對于客戶反饋根本就沒有收到的貨物，需要查明企業(yè)貨物發(fā)出的流程，檢查是公司自己送貨還是委托物流送貨，檢查客戶驗收證明是否有偽造的嫌疑等。對于客戶反饋對賬函發(fā)生額對應(yīng)業(yè)務(wù)的計價錯誤的，要查明是貨物短少引起還是貨物單價不符引起的，要與合同進(jìn)行核對，找到不符的癥結(jié)所在。
對于客戶根本就沒有回函的，需要查明：1.該客戶是否真實存在；2.該客戶目前的經(jīng)營情況，是否已經(jīng)“人去樓空”；3.該客戶是否收到我方的對賬函。
作為沒有回函或沒有積極回函的客戶，很多時候最容易發(fā)生呆壞賬就是這些客戶，同時也要檢查是否存在舞弊。如果經(jīng)查明客戶根本就不存在的，很顯然就是一起舞弊或詐騙，參與人員很可能就是公司的銷售人員等。如果存在詐騙或職務(wù)占用等刑事犯罪的，應(yīng)及時報警處理。對于客戶雖然是曾經(jīng)真實存在過，但是目前已經(jīng)“人去樓空”的，必要時也應(yīng)及時報警；雖然客戶未“人去樓空”，但是目前經(jīng)營存在困難而無能力歸還貨款的，應(yīng)想方設(shè)法要求對方確認(rèn)對賬函和催欠，我方及時停止供貨；如果客戶雖然仍能聯(lián)系到，但是已經(jīng)倒閉或關(guān)門歇業(yè)，應(yīng)取得對方破產(chǎn)重組等相關(guān)資料。經(jīng)查明對方確實沒有收到我方對賬函的，應(yīng)及時重新發(fā)出并提醒對方注意查收并及時核對回杭，同時應(yīng)檢查上次對賬函發(fā)出的程序是否存在錯誤或舞弊。
（二）預(yù)付賬款的清理
預(yù)付賬款的清理程序與應(yīng)收賬款基本一致，不再贅述，此處僅說明一下不同點(diǎn)。
預(yù)付賬款的發(fā)生一般是企業(yè)采購緊俏物資、大型設(shè)備或?qū)Ψ教幱趬艛嗟匚坏劝l(fā)生定金、預(yù)付貨款等。清理檢查的重點(diǎn)要放在我方是否已經(jīng)收到貨物、對方是否按進(jìn)度開展業(yè)務(wù)等。同時檢查是否存在已經(jīng)收到貨物或業(yè)務(wù)已經(jīng)完成，對方已經(jīng)全額開具發(fā)票且我方已經(jīng)將剩余款項支付，但是會計在賬務(wù)處理時沒有沖銷預(yù)付賬款而是又掛了一筆應(yīng)付賬款。對于企業(yè)辦理的各種預(yù)存消費(fèi)卡的，要查明是否存在已經(jīng)消費(fèi)但是經(jīng)辦人沒有及時向?qū)Ψ剿魅“l(fā)票并報賬，比如加油卡上的款項已經(jīng)被車隊加油消費(fèi)但是車隊沒有及時去開發(fā)票并及時回來報賬。
（三）其他應(yīng)收款的清理
其他應(yīng)收款可以分為內(nèi)部和外部兩種情況，內(nèi)部的主要是公司內(nèi)部員工的借款、備用金等，外部的主要是各種保證金、押金等。
對于員工的各種欠款，要進(jìn)行分析，符合企業(yè)內(nèi)部規(guī)定的備用金可以繼續(xù)保留，對于因出差等借支款項必須及時報賬處理或歸還。對于員工的欠款，無論什么原因，都應(yīng)要求欠款員工簽字確認(rèn)。
對于外部的各種保證金、押金等，要檢查保證金和押金的收款憑證是否還在，同時檢查是否存在保證金和押金已經(jīng)到期而未進(jìn)行催收的情況。
（四）對應(yīng)收款項進(jìn)行賬齡分析，甄別出呆壞賬進(jìn)行必要的賬務(wù)處理
對于在應(yīng)收款項對賬清理過程中發(fā)現(xiàn)的各種問題應(yīng)及時進(jìn)行分析，并對賬齡作出分析，甄別出可能存在的呆壞賬。根據(jù)企業(yè)財務(wù)管理制度，對呆壞賬應(yīng)及時作出會計處理，按照賬齡分析結(jié)果計提壞賬準(zhǔn)備。
四、應(yīng)付款項的清理
應(yīng)付款項主要包括應(yīng)付賬款、預(yù)收賬款、其他應(yīng)付款等。
在中國目前的大環(huán)境下，債務(wù)人一般不會主動去核對賬目，而是債權(quán)人主動找債務(wù)人對賬，所以對于應(yīng)付款項的對賬更多是“姜太公釣魚愿者上鉤”坐等對方的對賬函。但是，財務(wù)人員要注意應(yīng)付款項會計科目的明細(xì)余額已經(jīng)是借方余額的情況，雖然是在負(fù)債科目下面但是實際上已經(jīng)變成了債權(quán)，應(yīng)按照應(yīng)收款項進(jìn)行對賬和清理。
對于應(yīng)付款項的清理，也還是有財務(wù)人員主動作為的地方：
1.檢查是否存在長期掛賬且確實無法支付的款項；
2.檢查會計上雖然是記在應(yīng)付款項科目下面，但是稅務(wù)上可能涉及需要確認(rèn)應(yīng)稅收入的情況。
對于被動對賬的，也應(yīng)高度重視，作為檢查應(yīng)付款項是否正確的手段。對于通過對方對賬函發(fā)現(xiàn)與我方賬務(wù)不符的，需要查明原因，如是我方錯誤所致，應(yīng)及時進(jìn)行錯賬調(diào)整；如是在途貨物尚未入庫的，也應(yīng)查明原因并在回函中進(jìn)行必要的說明；如是采購人員利用職務(wù)之便以公司名義向供應(yīng)商私自賒欠貨物的，應(yīng)追究采購人員責(zé)任。
五、寫出往來賬清理的總結(jié)分析報告和處理申請
往來賬清理完成后應(yīng)及時總結(jié)和分析，并寫出總結(jié)分析報告。對于在清理過程發(fā)現(xiàn)的問題要查明原因并歸納總結(jié)，對于因企業(yè)內(nèi)部控制薄弱造成的，應(yīng)提出修改意見；對于清理過程中發(fā)現(xiàn)的錯誤或舞弊，應(yīng)提出處理意見。
對于往來賬清理發(fā)現(xiàn)的呆壞賬或長期掛賬且無法支付的應(yīng)付款項，應(yīng)提出核銷的處理意見，按照公司分級授權(quán)管理原則提請審批，以便及時作出賬務(wù)處理。
往來賬清理結(jié)果應(yīng)作為企業(yè)相關(guān)部門績效考核的重要組成部分或參考指標(biāo)。
六、往來賬清理后的財稅處理
（一）會計處理：
貸：壞賬準(zhǔn)備
貸：應(yīng)收帳款等
貸：營業(yè)外收入
4.同一客戶（供應(yīng)商）在不同會計科目下面均掛有往來賬的處理
對于同一客戶（供應(yīng)商）在會計賬目上最好僅保留一個戶頭，不同科目下多處掛賬容易形成虛增資產(chǎn)和虛增債務(wù)。因此，在清理中發(fā)現(xiàn)同一客戶（供應(yīng)商）在不同會計科目下掛有往來賬的，應(yīng)盡可能調(diào)整至同一科目下面。
對于既是客戶又是供應(yīng)商的，如有可能雙方可以簽署相互抵賬協(xié)議，雙方按抵銷后的凈額支付，然后把該客戶的應(yīng)收應(yīng)付的往來賬進(jìn)行抵銷合并。
（二）稅務(wù)處理
1. 核銷長期掛賬確實無法支付的應(yīng)付款項，應(yīng)計入企業(yè)所得稅應(yīng)稅收入，會計上計入“營業(yè)外收入”，二者一致，無須調(diào)整。
2.會計上計提的壞賬準(zhǔn)備，僅限于國務(wù)院財稅主管部門特許金融機(jī)構(gòu)壞賬準(zhǔn)備的可以稅前扣除外，其余壞賬準(zhǔn)備一律不得稅前扣除，應(yīng)做應(yīng)按稅額調(diào)增處理。
3.確實發(fā)生呆壞賬損失的，應(yīng)按照《企業(yè)資產(chǎn)損失所得稅稅前扣除管理辦法》（國家稅務(wù)總局公告2011年第25號）要求準(zhǔn)備相關(guān)證據(jù)，并出具專項報告，然后按照稅務(wù)規(guī)定進(jìn)行稅前扣除申報。
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