檔案審計是指為了查明有關(guān)檔案活動和檔案現(xiàn)象與所制定的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)之間的一致程度，而客觀地收集和評估證據(jù)，并將結(jié)果反饋給檔案管理者，用以輔助和指導(dǎo)檔案工作開展的一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動。以上對檔案審計工作的定義包含以下幾個方面的含義：檔案審計的對象是檔案活動和檔案現(xiàn)象；檔案審計工作的核心是收集充分的、有力的審計證據(jù)；檔案審計的準(zhǔn)則是要客觀公正、實(shí)事求是；檔案審計的依據(jù)是已經(jīng)制定成規(guī)范的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)；檔案審計的作用是維護(hù)檔紀(jì)檔規(guī)、改善管理、提高工作成效。檔案審計工作包含兩個層次，從宏觀來說是對檔案館自身發(fā)展建設(shè)的審計；從微觀來說是對具體檔案業(yè)務(wù)活動的審計。下文將分兩個部分進(jìn)行闡述。
檔案館建設(shè)審計是指審計機(jī)構(gòu)和專業(yè)審計人員，采取定性和定量相結(jié)合的評價方法，對各級各類檔案館的建設(shè)工作進(jìn)行測度和評價，并提出改進(jìn)和提高的建議。1.檔案館建設(shè)審計的重要性。對檔案館建設(shè)審計的目的是提高檔案館整體水平與服務(wù)質(zhì)量，更好地滿足利用者的需要。通過審計檔案館的辦館效益，檢驗(yàn)各級管理者當(dāng)初的計劃、決策、政策正確與否及管理措施的落實(shí)情況。審計的過程實(shí)質(zhì)上是一個實(shí)行全面質(zhì)量管理，提高服務(wù)質(zhì)量的過程。檔案館建設(shè)審計不但是檢測決策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)程度，同時也是對檔案館整個工作過程的全面監(jiān)控。（1）審計可以發(fā)現(xiàn)檔案館規(guī)章制度中的漏洞和缺陷，督促檔案館有關(guān)規(guī)章制度的建立、健全和完善以及制度的有效執(zhí)行等。（2）審計可以對檔案館運(yùn)作過程中存在的問題進(jìn)行診斷，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。（3）審計可以結(jié)合各個部門的工作考核，對部門及崗位的權(quán)、責(zé)、利進(jìn)行綜合衡量，來評價工作的有效性等。2.檔案館建設(shè)審計的內(nèi)容指標(biāo)。我國檔案館種類繁多，有各級、各地區(qū)綜合性的公共檔案館，也有專業(yè)檔案館。此處我們主要討論針對普通公共檔案館的建設(shè)開展的審計，因?yàn)檫@類型檔案館分布區(qū)域廣、服務(wù)對象多、影響范圍大，在我國檔案館體系中具有舉足輕重的作用。（1）各級地方政府的財政投入情況。公共檔案館作為政府財政全額撥款單位，檔案館的財政投入在政府收支科目的文化類下應(yīng)單獨(dú)設(shè)立一個子目。從我國目前的實(shí)際情況看，地方政府對公共檔案館建設(shè)的財政投入?yún)⒉畈积R，欠發(fā)達(dá)地本區(qū)財政投入嚴(yán)重不足。但也要注意到公共檔案館的發(fā)展?fàn)顩r是與本地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r緊密相連的，因此在評估時應(yīng)考慮客觀環(huán)境因素，考慮不同地域經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r和服務(wù)人口總量，因此設(shè)計的指標(biāo)要合理，要能體現(xiàn)出本地區(qū)國民生產(chǎn)總值與館藏資源建設(shè)投入之間的關(guān)系，體現(xiàn)出本區(qū)域利用者總量與人口總量的關(guān)系，這樣才能從根本上看出公共檔案館資源投入總量是否能滿足該區(qū)域利用者的需求。審計時可考慮設(shè)立如下指標(biāo)：人均實(shí)際投入資金量、人均占有的檔案數(shù)量、人均年增檔案數(shù)量等。（2）公共檔案館的硬件情況。如，公共檔案館的分布是否均衡、地理位置是否交通方便；硬件設(shè)施的設(shè)計是否遵循讓利用者使用方便的原則；針對弱勢群體，公共檔案館有無無障礙通道、殘疾人閱覽室和專用設(shè)施等。（3）公共檔案館的軟件情況?！败浖O(shè)施”設(shè)置是否到位包括館藏種類是否豐富、實(shí)用；利用者查檔、借檔是否方便、手續(xù)是否煩瑣，服務(wù)種類是否多樣、齊全，服務(wù)形式是否趣味、務(wù)實(shí)等。（4）館藏檔案資料的流通情況。眾所周知，檔案館的檔案是用來利用的，而不是用來“藏”的，只有利用的人越多，檔案流動的速度越快，檔案館作用的發(fā)揮才越能最大化。這就需要在審計時考察檔案館館藏資源的流通速度、人均利用量等?？傊瑢矙n案館的審計要注重“兩性”。一是效率性，即在有限資源的條件下，公共檔案館是否將資金進(jìn)行合理的調(diào)配和調(diào)整，最大限度地建設(shè)館舍、豐富館藏資源、滿足利用者需求。二是效果性，即是否實(shí)現(xiàn)了公共檔案館建設(shè)的預(yù)期目標(biāo)，（內(nèi)審網(wǎng)注:更多審計干貨資源，請關(guān)注公眾號內(nèi)審網(wǎng)）主要包括檔案館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案館資源是否滿足了利用者的信息獲取和利用需求，是否促進(jìn)了當(dāng)?shù)氐奈幕l(fā)展等。綜上所述，檔案館的建設(shè)審計是以改善檔案館的管理素質(zhì)和提高綜合管理水平為目的的，審查檔案館在計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)控制、決策和執(zhí)行等管理職能上的表現(xiàn)，促進(jìn)檔案館各個部門提高管理水平，促使有利要素的優(yōu)化整合，以加強(qiáng)檔案館整體凝聚力和提高檔案館服務(wù)層次。對檔案館的審計有利于整合檔案館的管理資源，在檔案館提檔升級建設(shè)中發(fā)揮較明顯的作用。檔案業(yè)務(wù)活動審計是對基層檔案館的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行檢查評價，促進(jìn)基本業(yè)務(wù)能力的提高。1.審計與檔案收集。對檔案收集工作的審計主要是對文件材料歸檔范圍和收集質(zhì)量的監(jiān)控。通常我們不能為收集而收集，而是要有歸檔范圍和檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。哪些文件材料應(yīng)當(dāng)被作為檔案保存，哪些文件材料沒有成為檔案保存的必要，這樣的問題在對檔案收集情況進(jìn)行審計的過程中必須時常思考，才能更好地區(qū)分檔案與非檔案文件，從而有針對性地做好檔案收集工作。2.審計與檔案整理。對檔案整理工作的審計主要是檢查在整理檔案時是否按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)區(qū)分不同價值的文件/區(qū)分不同的保管期限，在此基礎(chǔ)上分門別類地對檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)性組合和排序。尤其是對保管期限的審計應(yīng)注意一些檔案，現(xiàn)在看起來沒有價值，將來說不定很有價值；一些檔案，今天用起來很頻繁，但過了一定時間，可能就是廢紙一堆。因此，區(qū)分檔案的價值，一定要有長遠(yuǎn)眼光、戰(zhàn)略思維，不能憑感覺圖一時之快。3.審計與檔案鑒定。檔案的保管期滿之后是續(xù)存還是剔除銷毀需要通過鑒定來完成，對鑒定工作的審計關(guān)系檔案的“命運(yùn)”。檔案是不可多得的原始記錄，也是不可再生資源。檔案一經(jīng)銷毀，覆水難收，損失無法挽回。檔案作用的發(fā)揮具有隱蔽性、滯后性、隨機(jī)性、雙重性、突發(fā)性等特征，其作用有時容易被人們所忽略。所謂失去保存價值，也是相對而言的。隨著時間的推移，檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)可能會變，擬銷毀檔案的隱形價值可能重顯、增值。有些檔案在失去所謂的保存價值后，可能還有展覽價值、教學(xué)價值等。但是老一套“鑒而不毀”的做法也是不可取的，與其這樣，還不如不鑒定。鑒定勢在必行，只是鑒定后的處置方法可以更靈活多樣，比如用于教學(xué)、用于展覽等，審計可以進(jìn)一步確定檔案的保管流向。4.審計與檔案利用。根據(jù)檔案法與檔案工作規(guī)章制度的相關(guān)要求，在開展檔案利用工作時檔案的利用范圍是要受到限制的。是開放利用還是控制利用？是定密還是解密？檔案開放利用不僅僅是業(yè)務(wù)問題，也關(guān)系到政府的“陽光”程度、“開明”程度。審計就是要對檔案的利用開放范圍進(jìn)行調(diào)控，把握哪些是主動公開的，如涉及經(jīng)濟(jì)、文化、科技、藝術(shù)等檔案；依申請可以公開的，如內(nèi)容雖未涉密，但較為敏感的。通過審計既檢查開放工作的準(zhǔn)確度，實(shí)現(xiàn)檔案開放年限與政府信息公開的接軌。5.審計與檔案編研。編研屬于檔案開發(fā)利用的高級形式，編研工作開展的第一步是選題與選材，在選題上往往需要緊扣當(dāng)前的社會熱點(diǎn)，而在選材上就需要對所選取的檔案材料進(jìn)行真實(shí)性、原始性、完整性鑒別，決定取舍，所以審計也應(yīng)當(dāng)滲透入檔案編研工作之中。6.審計與檔案數(shù)字化。檔案數(shù)字化既有利于檔案的“存”，也有利于檔案的“用”。“存”是通過提供數(shù)字化副本利用，對檔案原件封存保管，達(dá)到間接保證檔案實(shí)體原件安全的目的。“用”是檔案信息的數(shù)字化可以使人們通過計算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)施設(shè)備對館藏檔案的電子信息實(shí)施自由查詢、復(fù)制、備份、遠(yuǎn)程服務(wù)等，滿足不同種類的個性化需求，促進(jìn)檔案信息資源共享。因此，檔案信息數(shù)字化應(yīng)堅(jiān)持利用優(yōu)先的基本原則，區(qū)分利用重要程度和保管情況，決策全面開展還是有選擇性地開展，這樣工作起來才能有的放矢。總之，檔案業(yè)務(wù)活動審計對檔案管理工作具有重要意義，可以提高工作的主動性和前瞻性，避免工作的盲目性和被動性。檔案業(yè)務(wù)審計與檔案館建設(shè)審計一道共同保障引領(lǐng)著檔案工作向良性的方向前進(jìn)。
