招標(biāo)文件是向投標(biāo)單位提供參加投標(biāo)所要知曉的情況及必須遵守的綱領(lǐng)性文件，其質(zhì)量的優(yōu)劣直接影響到招投標(biāo)活動、項目的實施與管理及最終的結(jié)算和決算。本文分析招標(biāo)文件中時常存在的問題并剖析形成原因，提出相關(guān)建議供審計人員、招投標(biāo)利益相關(guān)方參考。
一、招標(biāo)文件的組成
招標(biāo)文件按其功能可以分成三部分：
一是招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書、投標(biāo)人須知、評標(biāo)辦法、投標(biāo)文件格式等，主要闡述招標(biāo)項目概況和招標(biāo)投標(biāo)活動規(guī)則。
二是工程量清單、設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準和要求、合同樣本等，全面描述招標(biāo)項目需求，既是招標(biāo)投標(biāo)活動的主要依據(jù)，也是合同文件構(gòu)成的重要內(nèi)容，對招標(biāo)人和投標(biāo)人均具有約束力。
三是相關(guān)參考資料，供投標(biāo)人了解分析與招標(biāo)項目相關(guān)的參考信息，如項目地址、水文、地質(zhì)、氣象、交通等參考資料。
二、招標(biāo)文件存在的主要問題
招標(biāo)文件存在的主要問題有：招標(biāo)文件前后表述不一、與實踐脫節(jié)的問題時有發(fā)生，主要體現(xiàn)在以下幾點：
（一）招標(biāo)文件須知中的投標(biāo)報價部分和建設(shè)工程合同樣本中的計價方式相矛盾。
比如：某工程在招標(biāo)文件中規(guī)定“降水費用由投標(biāo)單位根據(jù)地質(zhì)勘探報告及現(xiàn)場勘查情況自行考慮，進入投標(biāo)報價，結(jié)算時除工程區(qū)域發(fā)生重大變化外，該項費用不予調(diào)整”，而在合同樣本中卻描述為“井點降水結(jié)算時，按照100元/套天（包括費用，已含稅價、井點安拆費用，不含水電費用）進行計價，結(jié)算時單價不進行調(diào)整，工程按實際發(fā)生數(shù)進行調(diào)整”。兩者結(jié)算方式明顯矛盾，前者為固定總價包干，而后者則是按固定單價及實際發(fā)生的工作量結(jié)算。對招標(biāo)文件中彼此矛盾的內(nèi)容應(yīng)以哪一款為執(zhí)行依據(jù)？這會導(dǎo)致在結(jié)算時不同的利益主體站在不同的立場各執(zhí)一詞。
（二）工程量清單項目特征描述與設(shè)計圖紙不一致。
工程量清單在招標(biāo)文件中具有極其重要的地位，是施工單位用于投標(biāo)報價和最終結(jié)算的基礎(chǔ)，而設(shè)計圖紙是工程量清單編制的最主要依據(jù)。清單應(yīng)嚴格按照設(shè)計意圖編制，但在審計工作中，屢屢發(fā)現(xiàn)兩者自相矛盾之處。如：某一房建項目，設(shè)計圖紙中明確規(guī)定砌筑砂漿為預(yù)拌砂漿，但工程量清單的項目特征中卻描述為現(xiàn)場拌和砂漿；而招標(biāo)文件的有關(guān)計價條款又規(guī)定：投標(biāo)單位應(yīng)認真查看設(shè)計圖紙，結(jié)合工程量清單及設(shè)計圖紙進行報價，結(jié)算時除工程變更外一律不得調(diào)整。該條款過分地加大了投標(biāo)人的風(fēng)險，回避了建設(shè)單位應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，給最終結(jié)算留下了隱患。
（三）招標(biāo)文件與實際脫節(jié)。
如某鋼結(jié)構(gòu)工程，設(shè)計圖紙對鋼結(jié)構(gòu)的不同部位分別采用厚型、薄型、超薄型三種防火涂料，招標(biāo)文件對防火漆規(guī)定了品牌范圍。但由于建設(shè)單位、招標(biāo)代理單位均未做好充分的市場調(diào)研，提供生產(chǎn)防火涂料的廠家并不生產(chǎn)厚型和薄型，為此，在施工過程中又耗費了大量的時間和精力進行市場調(diào)研，重新選擇產(chǎn)品，既人為地增加了工作量，又影響了工期。
三、制約招標(biāo)文件質(zhì)量的主要因素
（一）客觀原因：
一是時間倉促。部分項目工期要求緊，建設(shè)單位必須在短時間內(nèi)完成項目的各項前期手續(xù)，包括通過招投標(biāo)確定施工單位，因此必須在短短幾天內(nèi)編制出一套長達數(shù)百頁的招標(biāo)文件，如此倉促的時間，難免忙中出錯。二是招標(biāo)代理單位水平參差不齊。政府項目招標(biāo)代理單位的選取，會采用抽簽的模式，這種模式雖客觀地體現(xiàn)了公平公正，但無法確保每個項目都選到業(yè)務(wù)素質(zhì)高的招標(biāo)代理單位，這就極易造成招標(biāo)文件編制的漏編、錯編現(xiàn)象。
（二）主觀原因：
一是建設(shè)單位出于節(jié)約成本考慮，在招標(biāo)文件中設(shè)置加大施工方風(fēng)險的條款，同時又要考慮相關(guān)規(guī)定要求，難免顧此失彼。二是建設(shè)單位及招標(biāo)代理單位各部門間的工作機制不順暢，造成編制招標(biāo)文件時各部分工作內(nèi)容之間相互脫節(jié)，而編制單位又疏于總體把關(guān)，導(dǎo)致前后矛盾。三是相關(guān)人員責(zé)任心不強、專業(yè)水平不能勝任此項工作，同時也不排除出于私心故意而為。
四、提高招標(biāo)文件質(zhì)量的措施
（一）加強對招標(biāo)代理單位的管理。建設(shè)單位在選擇招標(biāo)代理單位時，應(yīng)對其技術(shù)、力量、人員素質(zhì)、過往業(yè)績提出明確要求，必要時設(shè)置答辯環(huán)節(jié)，確保高素質(zhì)的單位參與到招標(biāo)工作中。在實施過程中應(yīng)加強對招標(biāo)代理機構(gòu)的考核力度，屢犯錯誤或者出現(xiàn)過嚴重錯誤的代理機構(gòu)應(yīng)列入黑名單。
（二）建立順暢、合理的工作機制。無論是建設(shè)單位還是招標(biāo)代理機構(gòu)，都要通過順暢、合理的工作機制，使不同的部門之間能相互把關(guān)、彼此監(jiān)督，確保招標(biāo)文件的每一部分內(nèi)容都能接受全覆蓋的監(jiān)督、審核，不留死角。
（三）工程量清單及標(biāo)底的審核不能流于形式。工程量清單和標(biāo)底均是招標(biāo)文件的重要組成部分，是承發(fā)包人最終確認工程結(jié)算價的依據(jù)。建設(shè)單位應(yīng)安排內(nèi)審部門或委托與招標(biāo)代理機構(gòu)不同的造價咨詢單位對工程量清單及標(biāo)底進行審核，對其嚴謹性、準確性、完整性進行實質(zhì)性把關(guān)，不能流于形式。
（四）充分用好答疑環(huán)節(jié)。招標(biāo)過程中應(yīng)設(shè)置答疑環(huán)節(jié)，供投標(biāo)人提出招標(biāo)文件中的疑問。答疑環(huán)節(jié)應(yīng)留有充裕的時間，不能走過場，對于投標(biāo)人提出的每一個問題，都要認真對待，合理解答，及時更正投標(biāo)人發(fā)現(xiàn)的問題。