數電發(fā)票已經在全國范圍內受票試點，然而還是有很多小伙伴搞不清楚到底應該保存哪種格式入賬？今天，小編就帶大家一探究竟！
數電發(fā)票有哪幾種格式？就目前政策來看，數電發(fā)票共有3種格式：OFD、PDF、XML。PDF文件是我們最常收到的格式。事實上，PDF是給納稅人員的預覽，納稅人可以打印PDF文件，以紙質打印件作為報銷入賬的憑證，但是，PDF并不是源文件！并且，PDF不支持對發(fā)票監(jiān)章和電子簽名有效性的查驗。OFD是報銷入賬歸檔的電子憑證，并且，其樣式跟PDF沒有區(qū)別。而兩者最大的區(qū)別在于，OFD能在“增值稅電子發(fā)票板式文件閱讀器”中查驗發(fā)票監(jiān)制章和電子簽名的有效性。XML不同于PDF和OFD，形式上只是一串代碼，記錄發(fā)票的全部元數據，其樣式 如下：5月17日，財政部會計司公布了電子憑證會計數據標準的通知，其中，明確了數電票報銷歸檔的保存方式：第一，接收方可以根據《通知》第三條、第五條的規(guī)定，僅使用數電票含有數字簽名的XML文件進行報銷入賬歸檔，可不再另以紙質形式保存。第二，接收方如果需要以數電票的PDF、OFD格式文件的紙質打印件作為報銷入賬歸檔依據的，應當根據《通知》第四條的規(guī)定，同時保存數電票含有數字簽名的XML格式電子文件。1、接收方接收完數電票后，無需打印，直接以XML文件進行報銷入賬歸檔即可。2、接收方如果確實需要打印數電票的，除了要保存紙質版發(fā)票外，還要保存XML格式電子文件。因此，財務人員注意了：數電票接收以后，無論打不打印，都要保存數電票含有數字簽名的XML格式電子文件！除了數電票以外，財政部還發(fā)布了其余發(fā)票（如鐵路電子客票等）的電子憑證的數據標準，大家可通過財政部官網下載。納稅人使用各地“增值稅發(fā)票綜合服務平臺”，進入“稅務數字賬戶模塊”，通過篩選，可以查詢接收通過電子發(fā)票服務平臺開具的發(fā)票。此外，也可取得銷售方以電子郵件、二維碼等方式交付的全電發(fā)票。進入后，選擇含有數字簽名的XML格式的數電票即可。納稅人使用各地“電子稅務局”，進入“我要辦稅——稅務數字賬戶模塊”通過篩選，可以查詢接收通過電子發(fā)票服務平臺開具的發(fā)票。下面財叔以深圳市為例，提供具體的操作流程（各個地區(qū)的具體操作方式可能有差異，具體以當地的要求操作為準）。此外，也可取得銷售方以電子郵件、二維碼等方式交付的全電發(fā)票。進入后，選擇含有數字簽名的XML格式的數電票導出即可。下載以后到批量導入導出進度查詢，查詢進度，處理完成后，下載即可。下載以后是一個壓縮文件，保存這個壓縮文件即可。可以根據實際管理需要按月進行保存。
1.電子發(fā)票、電子憑證的獲取和存儲：企業(yè)通過郵箱下載、稅務局網站下載等渠道獲取數電票數字簽名的XML數據文件。2.票據存儲：將獲取的數電票存儲至發(fā)票池。對于無報賬系統(tǒng)（如報銷系統(tǒng)或發(fā)票池）支撐文件獲取和存儲的企事業(yè)單位，建議由員工手工下載至本地存儲。3.文件驗簽、發(fā)票驗真：在進行報銷入賬之前，企業(yè)需對接收的帶數字簽名的XML格式的數電票遵從現有的稅收征管要求進行發(fā)票查驗，以保證發(fā)票的真實性。只有查驗成功的發(fā)票才可報銷入賬，企業(yè)記錄發(fā)票的驗真、驗簽信息。4.解析XML文檔：自行或調用財政部提供的免費電子憑證工具包解析接收的XML文件，并存入發(fā)票池。5.根據數電票是否是增值稅專票，如果是專票則進行5.1和5.2處理。5.1.發(fā)票抵扣：數電票關聯的業(yè)務入賬后，依據稅務總局的要求進行抵扣處理，抵扣確認后保存到發(fā)票池，記錄發(fā)票的抵扣信息。5.2.進項轉出：發(fā)票進行抵扣后，企業(yè)根據發(fā)票用途的轉變，進行進項轉出處理，并將發(fā)票轉出信息記錄到發(fā)票池。6.資金支付：對于需要付款類業(yè)務，可以由資金系統(tǒng)進行業(yè)務處理審批后完成資金支付。信息化較好的企業(yè)單位按《數電票標準》的要求根據銀行回單回寫電子憑證支付狀態(tài)位信息。7.會計記賬：核算系統(tǒng)根據報銷業(yè)務信息、數電票的電子憑證信息，同時按照《數電票標準》要求回寫電子憑證狀態(tài)位信息。8.歸檔準備：企業(yè)可設定歸檔前的文件生成準備時機，自行或借助財政部的免費工具包生成電子憑證-入賬信息結構化數據文件。并將記賬憑證、報銷單、數電票含有數字簽名的XML格式電子文件、電子憑證入賬信息結構化數據文件等文件打包形成電子會計憑證文件。9.會計資料歸檔：單位需按照財政部的監(jiān)管要求，按照財政部、國家檔案局《會計檔案管理辦法》（財政部 檔案局令第79號）和《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號）的相關要求，參考《電子會計檔案管理規(guī)范》（DA/T 94—2022）和《行政事業(yè)單位一般公共預算支出財務報銷電子會計憑證檔案管理技術規(guī)范》（DA/T 95—2022），將上述電子會計憑證文件進行歸檔，以備財政部相關監(jiān)管部門查驗。會計核算系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)匯總整理屬于歸檔范圍的電子會計憑證（如記賬憑證、含數電票的原始憑證）及其元數據，并通過歸檔接口傳輸至電子會計檔案管理信息系統(tǒng)。收集完成后，應及時對電子會計憑證進行分類、組件、組卷、編號等整理操作。分類：推薦采用會計資料形式-會計年度-保管期限分類法，并劃定“門類號”為會計類（KU）、“形式”為憑證（PZ）、保管期限為30年；組件：按記賬憑證號進行組件，以電子記賬憑證為主件，電子記賬憑證、電子報賬單、電子發(fā)票、其他電子原始憑證等組成一件；件內按電子記賬憑證、電子報賬單、電子發(fā)票、其他電子原始憑證的順序排列；組卷：按適當的時間周期對已組件的電子會計憑證進行組卷，卷內按記賬憑證號先后順序排列；案卷按卷號先后順序排列。實行憑證分類管理的單位，可按類型結合時間進行組卷，一般同類型的電子會計憑證組成一卷；編號：推薦采用全宗號-門類號（KU）-形式（PZ）-年度-案卷號-件號（卷內序號）的結構編制檔號，案卷號和件號可由4位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用0補足。經整理的電子會計憑證在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管1年，再移交單位檔案管理機構保管。采用線下方式報銷入賬的單位，記賬憑證、原始憑證及數電票的打印件等一般采用紙質方式收集、整理、歸檔，數電票應按以下方法進行收集、整理、歸檔：根據紙質載體會計憑證卷（冊）情況，在磁盤、U盤等存儲載體上建立相應文件夾。一般一個月為一卷（冊）建立一個文件夾；將數電票按其關聯的記賬憑證所屬卷（冊）拷貝至相應文件夾；將相應紙質載體會計憑證的檔號、保管期限等信息填入報銷入賬過程中形成的電子發(fā)票臺賬中；將數電票的會計期間、數量、移交人、其他需要說明的情況（如非通用格式文件說明）等編制成TXT文件；例如：2020年1-12月數電票，共555件，張三移交，并按照以下所示結構圖存儲于數電票文件夾中。將電子會計檔案登記表及其紙質文件、數電票、說明文件和其他紙質檔案在規(guī)定時限內移交檔案人員。
